Policy privacy

L'agence de voyage MANDALA ORGANIC TOURS SRL (dénommée ci-après « ADV »), en tant que responsable des données, conformément à l'article 13 du Règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel n° 679/2016 (dénommé ci-après le « GDPR ») fournit les informations suivantes sur le traitement des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées, en tant que personne concernée :

a) pour l'organisation de forfaits touristiques ;
b) pour faciliter l'achat des services touristiques y afférents ;
c) pour négocier l'achat de forfaits touristiques organisés par des tierces parties ou de services touristiques individuels fournis
par des fournisseurs tiers (ex. hôteliers, transporteurs) ;
d) pour la négociation de l'achat de services financiers/d'assurance auxiliaires qui sont liés aux forfaits/services touristiques
fournis ou achetés individuellement (polices d'assurance médicale - bagages - annulation ainsi que l'assistance aux voyageurs
en difficultés, financement et crédit à la consommation) ;
e) pour s'acquitter de la mission d'obtention des visas ;
f) pour l'inscription sur notre site Web et/ou l'application, ou pour remplir les formulaires sur le site Web ou dans l'application.


Finalités et fondement juridique du traitement
Parmi les données que vous avez fournies, certaines pourraient être qualifiées par le GDPR et par la réglementation italienne de
« données sensibles » (ex. données concernant la santé, informations judiciaires). Les données sensibles seront traitées selon les
finalités indiquées ci-dessous et uniquement avec votre consentement explicite.

a) Finalités liées à la disposition contractuelle - Vos données à caractère personnel seront traitées pour respecter les obligations
liées à la négociation et au contrat sur l'organisation du forfait touristique, ou au mandat pour faciliter l'achatde services
touristiques auxiliaires ou au mandat de négociation de l'achat de services touristiques individuels ou quoi qu'il en soit pour
s'acquitter des obligations inhérentes à toutes les relations contractuelles, y compris la phase de négociations, indiquée dans les
lettres précédentes de a) à f), afin de permettre à l'agence de voyage de fournir une performance excellente, notamment pour :
i. nouer, gérer et assurer les relations contractuelles entre vous et l'agence de voyage ;
ii. répondre à vos demandes ;
iii. communiquer des avis, liés au forfait touristique ou aux services achetés ou à d'autres services complémentaire et
accessoires (par ex. des informations sur les services touristiques achetés, la modification des conditions contractuelles, les
annulations) ;
b) Finalités légales. Vos données à caractère personnel seront également traitées pour :
i. le respect des obligations juridiques, réglementaires, des règlements nationaux, européens et internationaux ou résultant de
dispositions émanant des autorités compétentes ;
ii. la vérification, l'exercice et/ou la défense des droits de l'agence de voyage lors de litiges en justice ;
iii. s'acquitter des obligations prévues dans les domaines fiscaux et comptables ;
iv. s'acquitter des obligations liées aux réglementations sur la sécurité et la santé des voyageurs ;
v. s'acquitter des obligations liées aux règlements sur le transport de passagers et de marchandises.

c) Finalités liées à l'activité commerciale et aux statistiques. Vos données à caractère personnel seront également traitées aux
finalités pertinentes ou liées à l'activité exercée par l'agence de voyage et à des fins statistiques et d'étude de marché sous forme
anonyme :
d) Finalités complémentaires. De plus, si vous y consentez explicitement, vos données à caractère personnel seront traitées aux
finalités suivantes :
1. Finalités de marketing, comprenant :
i) des activités promotionnelles de l'agence de voyage, et/ou de partenaires commerciaux, mises en œuvre selon des
méthodes automatisées (ex. courrier électronique, textos, applications de messagerie instantanée, etc.) et selon des méthodes

non-automatisées (ex. courrier ordinaire, appels téléphoniques d'un opérateur, etc.). L'agence de voyage peut notamment
utiliser votre adresse email, fournie au moment de l'achat des forfaits ou des services touristiques, pour vous envoyer des
informations et des communications promotionnelles liées à des services similaires et à des produits proposés par l'agence de
voyage et/ou par des partenaires commerciaux même sans votre consentement, pour autant que vous ne vous opposiez pas à
de telles usages. Les partenaires commerciaux appartiennent aux catégories suivantes :
(1) groupes hôteliers ;
(2) compagnies aériennes, de transport maritime, de transport ferroviaire, lignes d'autobus ;
(3) agences de voyages et réseaux d'agences de voyages ;
(4) compagnies d'assurance.
ii). Activités de profilage, ex. analyse de vos préférences en matière de voyage et étude de marché afin d'améliorer les services proposés et les informations commerciales que nous vous présentons, en les adaptant davantage à vos intérêts. Une telle activité peut également se dérouler sous forme de questionnaires de satisfaction et/ou par l'utilisation de cookies (ou mouchards) lorsque vous naviguez sur notre site et nos applications. Le traitement à des finalités de marketing (à la fois pour des activités promotionnelles et de profilage) n'est possible qu'avec votre consentement.
Nature de la fourniture des données et conséquences du refus de consentement La fourniture de vos données à caractère personnel est facultative. Toutefois, faute des données nécessaires aux finalités indiquées aux points a) et b) (finalités liées à la prestation contractuelle et juridique), votre demande ou une partie de celle-ci ne pourra être satisfaite et vous ne serez pas en mesure de bénéficier des opportunités susmentionnées.
La fourniture de données facultatives permettra à l'agence de voyage d'améliorer ses services afin qu'ils répondent au mieux aux intérêts personnels de ses clients.
La communication de données sensibles/particulières est volontaire ; toutefois, faute d'un tel consentement, l'agence de voyage ne sera pas en mesure de respecter certaines des obligations contractuelles liées au traitement de telles données.

Catégories de destinataires des données à caractère personnel
Vos données ne seront pas divulguées. Vos données peuvent être communiquées exclusivement aux finalités mentionnées ci- dessus, aux catégories d'acteurs suivants :
• l'équipe interne de l'agence de voyage, comme le Responsable du traitement et/ou le Sous-traitant ;
• aux fournisseurs de services touristiques compris dans les forfaits vendus, ou à ceux qui fourniront les services accessoires ou
individuels achetés auprès de l'agence de voyage ;
• aux compagnies d'assurance qui fourniront la police d'assurance accessoire et liée aux forfaits et services touristiques achetés ;
• aux personnes morales et physiques, aux associations ou cabinets professionnels fournissant des services ou une assistance et
des activités de conseil au profit de l'agence de voyage afin de protéger ses droits (par exemple des comptables, avocats, conseillers fiscaux, auditeurs, consultants liés à des audits ou à une diligence raisonnable, etc.) ;
• aux personnes morales ou physiques ou agences fournissant des services de marketing et d'analyse ou des services de conseil à l'agence de voyage ;
• aux entités qui ont le droit d'accéder à vos données en vertu de dispositions légales et de règlements secondaires ou de dispositions émanant des autorités compétentes, y compris les aéroports, ports, douanes et autorités frontalières.
Transfert des données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne.
Vos données à caractère personnel peuvent être transférées à l'étranger à des entreprises tierces situées dans l'Union européenne ou au dehors, toujours aux finalités susmentionnées.
En cas de transfert de données vers des pays situés en dehors de l'Union européenne, ces pays garantiront un niveau de protection adéquat basé sur une décision spécifique de la Commission européenne ou alors le destinataire sera contractuellement obligé de protéger les données avec un niveau de protection approprié et comparable à la protection fournie par le GDPR.


Conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel seront conservées pendant une période ne dépassant pas le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées puis traitées. Elles seront conservées pendant toute la durée du contrat que vous avez signé et pendant une période ultérieure :

i. selon les termes de la législation actuelle ;
ii. selon les termes de la législation (même une législation secondaire) qui exigent la conservation des données (par exemple
déclarations fiscales) ;
iii. dans la période nécessaire pour protéger les droits de la personne concernée en cas de litiges quant à la fourniture du service.

Les données à caractère personnel collectées et traitées à des finalités de profilage seront conservées pendant une période maximale de dix (10) ans après laquelle elles seront automatiquement effacées ou rendues anonymes en permanence.


Responsable des données et sous-traitants
Le Responsable des données est l'Agence de voyage MANDALA ORGANIC TOURS SRL unipersonnelle, sise à Catane, Viale Africa 174,
représentant légal : M. EBERLE MARCELLO


Droits de la personne concernée
Conformément aux articles 15 à 22 du GDPR, vous êtes en droit, à tout instant, en rapport à l'activité de profilage, de :
• demander au Responsable du traitement de consulter vos données à caractère personnel et les informations y afférentes ; de corriger des données imprécises ou de les compléter ; d'effacer les données personnelles vous concernant (lorsque l'une des conditions indiquées à l'article 17, paragraphe 1 du GDPR est remplie et conformément aux exceptions soulevées au paragraphe 3 de ce même article) ; de limiter le traitement de vos données personnelles (en ayant recours à l'une des
hypothèses indiquées à l'article 18, paragraphe 1 du GDPR) ;
• de demander et d'obtenir du Responsable du traitement - si le fondement juridique du traitement des données est le contrat ou le consentement, et si ce traitement est automatisé - vos données à caractère personnel dans un format compréhensible et lisible par un dispositif automatique, afin de communiquer de telles données à un autre responsable du traitement (le soi- disant droit à la portabilité des données à caractère personnel) ;
• vous opposer en tout instant au traitement de vos données à caractère personnel en cas de situations particulières vous
concernant ;
• retirer votre consentement à tout instant, lorsque le traitement est fondé sur le consentement pour une ou plusieurs finalités et concerne des données à caractère personnel communes (par exemple le lieu et la date de naissance ou le domicile), ou des catégories spéciales de données (ex. des données indicatives de l'origine raciale, des opinions politiques, de croyances religieuses, de l'état de santé ou de la vie sexuelle). Le traitement fondé sur le consentement et effectué avant qu'il ne soit refusé, conserve toutefois sa légalité ;
• déposer une plainte devant une autorité de contrôle (Autorité de contrôle pour la protection des données à caractère personnel www.garanteprivacy.it).

Consentement au traitement des données à caractère personnel
A) Après avoir lu l'information ci-dessus, je donne mon consentement au traitement de mes données à caractère personnel conformément aux méthodes décrites et aux finalités stipulées aux alinéas a) et b) (finalités liées au service contractuel et juridique)


 

The travel agency MANDALA ORGANIC TOURS SRL (hereinafter also "ADV"), as data controller, pursuant to article 13 of the General European Regulation on the Protection of Personal Data 679/2016 (hereinafter the "GDPR") provides the following information about the processing of personal data that you, as a party concerned, have communicated to us:
a) for organizing tourist packages;
b) for facilitating the purchase of related tourist services;
c) for mediating the purchase of tourist packages organized by third parties or of individual tourist services provided by third-party suppliers (e.g. hoteliers, carriers);
d) for mediating the purchase of ancillary financial /insurance services that are linked to tourist packages / services facilitated or purchased individually (medical - luggage - cancellation insurance policies as well as assistance to travellers in difficulty, financing consumer credit);
e) for fulfilling the assignment of obtaining visas;
f) for registering on our website and / or the app or filling out the forms on the website or in the app.

Purpose and Legal Basis of the Processing
Furthermore, among the data you provided there could also be some personal data defined by the GDPR and by the Italian regulation as "sensitive" (e.g. health, judicial data). The sensitive data shall be processed according to the purposes indicated below and only with your express consent.
a) Purposes related to the contractual provision - Your personal data shall be processed for meeting the obligations arising from the negotiation and the contract about the organization of the tourist package, or the mandate to facilitate the purchase of connected tourist services or the mandate to mediate the purchasing of individual tourist services or in any case for performing the obligations arising from all contractual relationships, including the phase of negotiations, indicated in the previous letters from a) to f), in order to allow the travel agency to provide optimal performance, in particular for:
i. concluding, managing and executing the contractual relationships between you and the travel agency;
ii. answering your requests;
iii. communicating notices, relating to the tourist package or services purchased or other additional and accessory services (e.g. information on the purchased tourist services, modification of the contractual conditions, cancellations);

b) Legal purposes. Your personal data shall also be processed for:
i. implementing legal obligations, regulations, national, EU and international regulations or deriving from provisions issued by legally legitimated Authorities;
ii. ascertaining, exercising and / or defending during legal and judicial disputes, the travel agency’s right;
iii. fulfilling the obligations envisaged in the tax and accounting fields; iv. fulfilling the obligations connected to travelers’ safety and health regulations;
v. fulfilling obligations connected to passenger and freight transport regulations.

c) Purposes linked to the business activity and statistics. Your personal data shall also be processed for purposes relevant for or related to the activity carried out by the travel agency and for anonymously processing statistics and market research.
d) Additional purposes. Furthermore, if you expressly consent to it, your personal data will be processed for the following purposes:
1. Marketing purposes, which include:
i). Promotional activities of the travel agency, and / or of commercial partners, implemented both with automated methods (i.e. emails, text messages, instant messaging applications, etc.) and with non-automated methods (i.e. ordinary mail, telephone calls by an operator, etc.). In particular, the travel agency may use your email address, provided at the time of purchasing the packages or tourist services, to send you information and promotional communications linked to similar services and products offered by the travel agency and / or by commercial partners even without your consent, provided you do not object to such use. The commercial partners are part of the following categories:
(1) hospitality companies;
(2) airlines / sea transport companies; railway carriers; bus lines;
(3) travel agencies and travel agency networks;
(4) insurance companies.

ii). Profiling activities, i.e. analysis of your travel preferences and market research in order to improve the services offered and the commercial information presented by us, making them more in keeping with your interests. Such activity may also take place through satisfaction questionnaires and / or the use of profiling cookies while you are surfing our sites and apps. The processing for marketing purposes (therefore both for promotional and profiling activities) can only take place with your consent.
Nature of the Provision of Data and Consequences of the Refusal to Give Consent
The provision of your personal data is optional, however, in the absence of the data required for the purposes indicated in points a) and b) (purposes related to contractual and legal performance) the requested performance or part of it cannot be performed and you will not be able to take advantage of the opportunities mentioned above.
The provision of optional data will enable the travel agency to improve the services offered in order to make them increasingly responding to the personal interests of its customers.
The provision of sensitive / particular personal data is voluntary; however, in the absence of such consent, the travel agency may not be able to comply with some contractual obligations linked to processing such data.
Categories of Personal Data Recipients
Your information shall not be disseminated. Your data may be communicated, exclusively for the purposes mentioned above, to the following categories of subjects:
• the internal staff of the travel agency, as the Data Controller and / or Data Processor;
• to the tourist service suppliers included in the packages sold, or those who shall provide the connected or individual services purchased from the travel agency;
• to insurance companies that shall provide the accessory insurance coverage and connected with the purchased packages and tourist services;
• natural and legal entities, associations or professional firms providing services or assistance and counselling activities in favor of the travel agency in order to protect their right (for example, accountants, lawyers, tax advisors, auditors, consultants in connection with auditing or due diligence, etc.);
• natural or legal entities or agencies providing marketing and analysis services or advisory services in favor of the travel agency;
• entities whose right to access your data is recognized by legal provisions and secondary regulations or by provisions issued by legally legitimated Authorities, including airport, port, customs and border authorities.

Transfer of Personal Data Outside the European Union.
Your personal data may be transferred abroad to third party companies belonging to the European Union or not, always for the purposes above mentioned.
In case of data transfer to countries outside the European Union, these countries shall guarantee an adequate level of protection based on a specific decision of the European Commission or alternatively the recipient shall be contractually obliged to data protection with an appropriate and comparable level to the protection provided by the GDPR.
Personal Data Storage
Personal data shall be stored for a period not exceeding the time necessary to achieve the purposes for which they were collected and subsequently processed. Personal data shall be kept for the whole duration of the contract you have signed and also for a subsequent period:
i. within the terms established by the current legislation;
ii. within the terms established by the legislation (even a secondary one) that require data retention (for example, tax returns);
iii. within the period necessary to protect the rights of the data owner in the event of any disputes as to the provision of the service.

Personal data collected and processed for profiling purposes shall be kept for a maximum period of ten (10) years after which they shall be automatically deleted or permanently made anonymous.
Data Controller and Data Processors
The Data Controller is the Travel Agency MANDALA ORGANIC TOURS SRL based in Catania, Viale Africa 174, legal representative MR EBERLE MARCELLO
Rights of the Party Concerned
At any time, pursuant to arts. 15 to 22 of the GDPR you have the right, also in relation to the profiling activity, to:
• ask the Data Controller for accessing your personal data and information relating to them; correcting inaccurate data or the integration of incomplete data; cancelling personal data concerning you (upon the occurrence of one of the conditions indicated in article 17, paragraph 1 of the GDPR and in compliance with the exceptions provided for in paragraph 3 of the same article); limiting your personal data processing (on the use of one of the hypotheses indicated in Article 18, paragraph 1 of the GDPR); • request and obtain from the Data Controller - if the legal basis of the data processing is the contract or consent, and the same is done by automated means - your personal data in a structured and readable format by an automatic device, also in order to communicate such data to another data controller (so-called right to the portability of personal data); • oppose at any time the processing of your personal data in case of particular situations that affect you;
• revoke your consent at any time, limited to the cases where the processing is based on your consent for one or more specific purposes and concerns common personal data (for example date and place of birth or place of residence), or special categories of data (i.e. data revealing your racial origin, your political opinions, your religious beliefs, your health status or your sex life). The processing based on consent and carried out prior to the revocation of the same preserves, however, its lawfulness;
• lodge a complaint to a supervisory authority (Authority for the Protection of Personal Data www.garanteprivacy.it).

Provision of Consent to Personal Data Processing
A) Having read the information above, I hereby consent to my personal data processing, in accordance with the methods shown, for the purposes provided for in items a) and b) (purposes related to the contractual and legal service)
I give my consent I do not give my consent
B) Having read the information above, I hereby consent to the processing, in accordance with the methods provided for, of my personal data for the purposes shown in item c) (business-related purposes and statistics)

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